La GED ou Gestion Électronique de Document est un logiciel qui permet de gérer ces documents dans tout leur cycle de vie : acquisition, création, traitement, stockage et diffusion.
Sommaire
À quoi sert la GED ?
Une GED permet d’accompagner une structure dans la gestion d’un document de sa création à son archivage en passant par son utilisation. Avec une GED vous pouvez donc consulter, classer, rechercher et partager des documents. Grâce à votre GED vos documents d’entreprise sont dans un environnement sécurisé et toujours disponible.
Elle peut intégrer des outils qui simplifient la gestion de document : édition en ligne, création de document vierge ou à partir d’un modèle, partage par lien, gestion de version, traçabilité des actions faites sur le document, automatisation de processus, plan de classement, reconnaissance de caractère (OCR), gestion de métadonnées, recherche fine, etc.
Qui a besoin d’une GED ?
Toutes les structures : entreprises (TPE, PME, ETI), collectivités (Communes, Département, Région, CCAS, ETIC, ETA, etc.), associations, etc.
Chaque structure n’a pas les mêmes besoins en GED, mais elles ont toutes des documents à acquérir, créer, traiter, stocker et diffuser.
Pourquoi dématérialiser sa gestion de document ?
Aujourd’hui les échanges de documents sont majoritairement numériques. Gérer ses documents en papier uniquement est archaïque et prend du temps. Il y a plus de risques de pertes, de destruction, de vol, etc. et même avec un système de classement parfait, il est impossible de chercher au travers d’archive papier. Il est difficile de sauvegarder les documents papier dans deux endroits distincts.
La dématérialisation de sa Gestion Électronique de Document passe par une GED. Cette dernière répond à tous ces besoins et propose des fonctionnalités qui font gagner en temps et en productivité.
Quels sont les avantages et les inconvénients d’une GED ?
Avantages
- réduit les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale
- réduit les coûts liés aux documents papiers (imprimantes, papier, cartouches d’encre, temps de recherche et d’archivage, coûts des envois postaux, etc.)
- augmente de la productivité (la GED est accessible de partout et tout le temps)
- garantie la sécurité et confidentialité
- assure une uniformisation des documents et favorise le travail collaboratif
Inconvénients
- choisir sa GED peut être difficile
- la mise en place d’une GED peut prendre du temps
- difficulté à changer les habitudes
Quelle est la différence entre GED et Drive ?
Un drive en anglais fait référence au disque (Hard Drive = Disque Dure, USB flash Drive = Clé USB). L’objectif d’un drive est de stocker et partager les données. Une GED va beaucoup plus loin en maitrisant les droits d’accès, les métadonnées complexes, les workflow, etc.
Il faut garder à l’esprit que les drives ont été conçus pour un particulier et ne prennent pas toujours en compte les besoins spécifiques des entreprises.
Comment choisir sa GED ?
Dans le cadre d’une structure française, l’un des critères principaux doit être les lieux d’hébergement des données et la sécurité.
Dans un second temps, il faut faire l’état des lieux de vos besoins et regarder quels outils y répondent.
Ensuite, il faut penser à l’interface, c’est un outil que vous ou certains de vos collaborateurs utiliserons quotidiennement, il est donc primordial, qu’elle soit agréable à utiliser et à regarder.
Enfin, il faut porter attention à deux points :
- la capacité de l’outil d’être modelé ou personnaliser pour vous simplifier la vie
- un prix juste : il doit être adapté aux besoins de la structure et des options utiles
Pourquoi choisir Pristy ?
Nous avons créé Pristy pour proposer une GED française, simple d’utilisation et élégante. Le but : rendre la GED attractive.
Pristy est un logiciel libre ce qui garantie la réversibilité. C’est un logiciel français, développé par une Jeci, une entreprise basée à Dijon en France.
Jeci est spécialiste de la GED Alfresco depuis plus de 10 ans, nous avons accompagné et conseillé différentes structures et différents métiers à l’installation de GED Alfresco Community. Nous avons un savoir faire dans la gestion de donnée et de documents.
Pristy Espaces est notre GED générique qui répond à la majeure partie des besoins d’une GED, c’est la pierre angulaire de Pristy. Mais nous ne comptons pas nous arrêter là ! Nous avons plusieurs idées de GED métier pour simplifier la vie des utilisateurs :
- Pristy Média
- Pristy RGPD
- Pristy Contrat
- Pristy Facture
- Pristy Marché
- etc.
L’équipe derrière Pristy est composée de 6 personnes, nous sommes à l’écoute de nos utilisateurs et le mettons au cœur de nos développements. Nous sommes capables de personnaliser et modeler Pristy à votre besoin, qu’il soit générique ou très spécialisé : n’adaptez plus votre façon de gérer vos documents à l’outil ; ayez l’outil qui s’adapte à vos documents.
Nous proposons Pristy à un prix juste et adapté selon vos besoins.
